С чего все началось
Компания Первый БИТ вот уже 26 лет является игроком рынка и сегодня имеет филиалы в 9 странах мира, 100 офисов и около 7000 сотрудников.
Более года назад старший куратор MarHR и по совместительству сотрудник компании Первый Бит Кристина Рысацкая перешла из отдела HR в Дирекцию внедрения и сопровождения на должность методиста.
Одна из целей, которая была поставлена перед Кристиной и ее руководителем – помочь новичкам в отделах внедрения и сопровождения быстрее «взлететь». Для справки: в этих отделах работает около 20% от всех сотрудников компании. Кристине важно было сделать так, чтобы новички успешно достигали целей на испытательном сроке, а система адаптации компании им в этом помогала.
Несмотря на связь внутри коллектива в рамках общих ценностей и корпоративной культуры, все офисы и отделы очень разные, со своим «характером» и особенностями.
А значит, предстояло придумать, как помочь отделам прийти к общей цели – эффективному запуску и адаптации стажеров.
При этом было важно:
- сохранить уникальность каждого отдела
- дать возможность каждому руководителю внедрить базовый инструмент максимально бесшовно
Какие цели Кристина и коллеги ставили перед запуском новой программы адаптации?
Для менеджмента:
— новички быстрее выходят на эффективность
— руководители быстрее принимают решения о продолжении сотрудничества с новичками в период испытательного срока
— время руководителей на адаптацию стажеров сокращается
— текучка подходящих сотрудников на этапе испытательного срока снижается за счет понятного процесса и базы необходимых материалов
— стажеры лояльны по отношению к компании и вовлечены
Для новых сотрудников:
- системность и прозрачность программы адаптации
- возможность получить понятную и удобную дорожную карту на весь испытательной срок
- комфортный старт работы
- доступ ко всем необходимым материалам
Был в этом процессе и еще один важный аспект – дополнительная ценность для HR, которую определили такими параметрами, как:
- приобщение новых сотрудников к корпоративной культуре происходит быстрее
- повышается вовлеченность новых сотрудников
- укрепляется имидж работодателя
- HR-показатели улучшаются, включая «коэффициент текучести кадров на ИС», «коэффициент сохранности» и др.
План работы над новой программой адаптации
К 2023 году Первый БИТ успел накопить богатый опыт в применении различных инструментов, в том числе и по адаптации персонала.
Поэтому первое, что запланировали сделать – собрать все лучшие и интересные практики, которые уже были внедрены, и проанализировать их. Одним из таких кейсов стала практика создания адаптации на корпоративном портале Битрикс24. Инструмент на Битрикс не прижился по разным причинам, но сама идея показалась интересной. Ее решено было адаптировать, используя в этот раз другую платформу.
Первый шаг
«Мы консолидировали прошлый опыт компании и конкурентного бенчмаркинга, и приняли решение создавать программу адаптации на платформе Confluence в виде ежедневного чек-листа», рассказывает Кристина.
Почему выбор пал на Confluence?
Команда определила для себя следующие преимущества и возможности этой платформы:
- контроль и анализ прохождения стажером испытательного срока руководителем
- можно добавлять ссылки и доп. материалы с помощью простых и интуитивно понятных инструментов
- можно предоставлять доступ к листу адаптации конкретного сотрудника ограниченному количеству лиц
- фиксация стажером завершенных задач в режиме онлайн
- хранение листов адаптации в формате наглядного списка
- мониторинг актуальности информации и возможность оперативно ее обновлять
Второй шаг
В черновом варианте была собрана программа адаптации, задачи из чек-листа раскидали по дням.
Во-первых, заложили фундамент программы адаптации из ключевых задач, которые присутствуют почти в любой компании.
Например:
- получи технику: комп/ноут, телефон, наушники
- сдай документы для приема на работу менеджеру по персоналу
- получи учетную запись от компа/почты
- зарегистрируйся на ресурсах компании совместно с наставником
Во-вторых, стали наполнять программу задачами, связанными с общекорпоративными знаниями и правилами.
Например:
“Начинай проходить курс «Вводное обязательное обучение». Категория: Понимание Бизнеса Клиента”.
Для создания этого блока на помощь пришли все те лучшие практики, которые были собраны ранее. Так получилось распределить этот блок по дням, соблюдая внутреннюю логику.
Третьим этапом стала работа над узкоспециализированными задачами, которые важны для конкретного направления в компании. Их формировали на базе ПИР (плана индивидуального развития). Получились некие “напоминалки”, которые помогали не сбиться с графика и успеть в испытательный срок их завершить.
Например:
“Ознакомься с материалами по теме ПИР в компании и проверь, что тебе был назначен ПИР 0-3. Письмо должно было прийти на почту” или “Продолжай готовиться к сертификации 1С”
Сама Кристина акцентирует внимание на том, что созданная программа адаптации не является профессиональной, она относится к социальной, корпоративной и организационной. Профессиональная адаптация в компании называется планом индивидуального развития (ПИР) и уже встроена в систему.
Вот как Кристина вспоминает концепцию программы:
«Первые недели получились более детальные, мы прописали буквально каждый шаг, зашив это в многочисленные задачи. Далее запланировали помощь новичкам в разрезе недель, и так до конца третьего месяца. Например. в первый день предстояло выполнить 22 задачи по чек-листу, а на 3 неделе всего 6. Это было сделано осознанно, т.к. постепенно у сотрудника должна формироваться свобода в принятии решений. Плюс накопленные знания первых недель помогают закрывать рабочие вопросы уже без прописных пошаговых инструкций.»
Когда все задачи были интегрированы в конкретные дни адаптации, стало понятно, что нужны еще путеводные подсказки. Последние помогли сделать чек-лист более “живым” и стали дополнительным помощником для новичков. А функции Confluence позволили реализовать эту идею.
Например:
Часть задач оформили в корпоративном tone-of-voice, добавили смайлов и разговорного стиля, чтобы сразу погрузить новичков в среду и корп.культуру.
Пример текста задачи в корпоративном tone-of-voice:
«Договорись с руководителем / наставником о совместном обеде на следующей неделе. Платит каждый за себя 🙂
Цель: познакомиться поближе и спросить вопросы, которые тебя уже волнуют. Учти, что у них могут быть сложности с расписанием и на вопрос: «Пообедаем сейчас?», ответ будет — «нет». Идеально: посмотреть свободное время по календарю, договориться на точно не занятое время и по итогу кинуть приглашалку. Лучше прийти на обед с вопросами и стараться быть интересным собеседником 🙂»
Третий шаг
Кристина и команда пригласили к обсуждению черновика рабочую группу из руководителей направлений внедрения и сопровождения. Последним предстояло проанализировать и дополнить своими комментариями каждый пункт адаптации.
Коллеги по большей части рекомендовали добавить ссылки на документы, регламенты и инструкции, которые хранятся в базе знаний компании. Это позволило сделать программу адаптации более информативной.
«Были моменты, о которых мы забыли или не придали значения, – говорит Кристина, – а рабочая группа заметила и внесла свои предложения. Например, один из руководителей подал идею добавить в адаптацию разбор карты развития сотрудника в рамках компании (проектное развитие, продуктовое и т.д.). Это была крутая идея, под эту задачку мы сделали отдельную страницу на Confluence и, конечно, добавили в чек-лист адаптации. Получилось отлично!»
Четвертый шаг
Оформление страницы в Confluence с программой адаптации.
Здесь важно было сделать акцент на удобстве и визуале инструмента, ведь именно через него происходит вход сотрудника в компанию. А это значит, что интерфейс в каком-то смысле «лицо компании» и должен быть удобным и интуитивно понятным.
Confluence позволяет встраивать на создаваемые страницы макросы — программные алгоритмы действий, «упакованные» в понятный интерфейс. И это еще один из плюсов сервиса.
Разные макросы по оформлению страницы. такие, как деление на блоки, добавление ссылок, кликабельные кнопки, делают работу удобной и помогают создавать уникальные визуальные образы.
И это не предел – сервис может похвастаться действительно широким набором «плюшек»:
- список задач с возможностью их чекать
- раскрывающиеся списки
- макросы «Подсказка», «Предупреждение», «Информация» и другие
Дополнительной фишкой адаптации стали корпоративные плакаты, изображения которых вставили сбоку страницы и распределили их по всему периоду чек-листа.
Пятый шаг
Запись видео инструкции, с помощью которой планировалось донести ценность инструмента до всех руководителей отделов внедрения и сопровождения.
Задача была непростой, инструкцию несколько раз дорабатывали и корректировали. Для этого Кристина написала текст и с помощью ZOOM записала видеотрансляцию экрана с записью голоса. Оценивали результат и давали первую ОС руководитель и коллеги Дирекции. Важно было добиться того, чтобы после просмотра не оставалось вопросов, как пользоваться инструментом и внедрять его в своем отделе.
Для этого команда Кристины выпустила рекомендацию, где советовала ознакомиться с инструкцией, прежде чем внедрять инструмент в отделе. Как показала практика, многие упускали этот момент, даже несмотря на кликабельную ссылку на самом шаблоне – “Памятка для руководителей”.
«Одно из решений, которое мы реализовали — рассказали о нашем проекте на общей конференции компании и на отдельных конференциях с руководителями. Мы поделились QR-кодами на страницы и сделали акцент на том, что важно посмотреть инструкцию 🙂 Дополнительно на странице адаптации прописали ответственных, к кому можно обращаться, если что-то не получается и есть вопросы.»
Интересные находки
Когда Кристина с коллегами промежуточно оценили результаты своей работы, они поняли – им удалось создать некий конструктор, состоящий из базовых, корпоративных и узкоспециализированных задач, которые необходимы для комфортной и полноценной адаптации сотрудников.
Видеоинструкция стала настоящим помощником для всего коллектива..
Теперь и сотрудники других направлений (не только тех, для кого изначально задумывалась программа) могли копировать страницу в свое выделенное пространство в Confluence и переупаковать, оставляя себе базовые и корпоративные блоки, а узкоспециализированные меняя под свои нужды.
Получился удобный и понятный инструмент, способный преобразовать любую задачу.
Обратная связь
Как опытный специалист и старший куратор MarHR, Кристина понимала, что внедрение чего-то нового обязательно нужно мониторить и отслеживать реакции. Как понять, насколько удобен новый инструмент для пользователя? Конечно, задать ему – пользователю – вопрос.
Поэтому в конце программы адаптации добавили анкету, с помощью которой сотрудники могли оставлять свои отзывы о самом процессе адаптации и в целом о трех непростых и интересных месяцах своей работы. Анонимность опроса была одним из важных условий, и единственными данными о пользователе, которые попадали в систему, были город, офис и должность.
Результат
Даже на этом этапе несложно догадаться, что новая программа адаптации получилось классной и стала хорошим рабочим инструментом.
Но если отмотать назад и посмотреть, что было «до», результат становится еще более впечатляющим.
Вот что об этом периоде вспоминает сама Кристина:
«Раньше никак не было, все было децентрализованно. В свободном доступе такого инструмента не было. Кто-то что-то создавал в рамках своих офисов, может, макрорегионов, но это была неконтролируемая история. Документы лежали в разных местах, информация вовремя не актуализировалась.»
Итогом проделанной работы стал конструктор программы адаптации, который можно трансформировать под особенности любого отдела.
.
Кристина и команда получили много фидбэков, и продолжают получать комментарии по улучшению и доработке адаптации. Такой интерес можно однозначно интерпретировать как успех проекта, потому что это означает, что программой активно пользуются.
Следует отметить, что адаптация в отделах сопровождения и отделах внедрения отличается, и программа разрабатывалась индивидуально под каждое направление компании. При этом получилось сохранить фундаментальную базу, изменяя в каких-то местах наполнение. В этом ценность данного инструмента.
Повод для гордости
Теперь можно с уверенностью утверждать, что Кристина и коллеги создали инструмент, который может забрать каждый департамент, каждое направление компании, и «раскатать» на свою команду. Универсальный конструктор программы по адаптации персонала в Первом БИТе.
За 1,5 месяца, согласно статистике, страницы программ адаптации двух направлений изучили более 250 уникальных пользователей компании.
Еженедельно Кристина получает новые предложения по улучшению продукта от руководителей отделов. Это ли не признак популярности?
Достигнута ли первичная цель – быстрый взлет сотрудников – пока судить сложно, прошло еще мало времени. Но вот как сама Кристина оценивает труды команды: «Мы сделали огромное дело: структурировали всю самую важную на первых этапах информацию. Ее больше не нужно искать по разным папкам и дискам. Вот она, перед глазами. Удобная, понятная и вся в одном месте, для всех подразделений. И за этот конструктор мы уже получили множество благодарностей.
Значит, все было не зря! :)»