Зачастую рекрутер задается вопросом оптимизации задач, когда впереди маячит угроза проваленного KPI.
Но что если проблема в самих критериях KPI? И можно ли выстраивать прогнозирование по подбору, если кругом хаос?
— Какие показатели учитывать, чтобы корректно подсчитать загруженность рекрутера? Например, когда KPI — 10 закрытий в месяц.
Вопрос довольно сложный и объемный, поэтому давайте сперва разберемся с тем, что есть KPI рекрутера и почему не стоит путать KPI с метрикой. Многим кажется, что одно и то же, но на самом деле нет.
Метрика — это оценка процесса. Например, вы сравниваете срок закрытия вакансий. Этот показатель может быть как KPI, так и метрикой, все зависит от того, что вы считаете закрытием вакансии.
KPI — это непосредственно оценка деятельности человека, ответственного за задачу, его влияние на процесс. Выстраивая KPI сотрудника важно понимать, на что повлияет его работа. В случае рекрутера это качество кандидатов, собранных из разных каналов, их соответствие профилю должности.
Поэтому в числе KPI, устанавливаемых для специалиста по подбору, может быть и конверсия по воронкам. Конечно, если вы их выстраиваете и работаете над эффективностью. В случае, когда воронка неэффективна и ее конверсия, например, 2,5%, при этом отмечается большой отсев во время собеседования с руководителем или службой безопасности, к рекрутеру сразу возникает вопрос:
- почему он допускает такое количество нерелевантных кандидатов на нижние, решающие этапы воронки?
Возможно, неправильно собраны потребности, не так оформлен профиль должности, неверно выбраны фильтры, по которым неподходящие кандидаты должны отсеиваться на верхних этапах.
Теперь переходим к оценке оптимальной загруженности. Допустим, вы просто считаете среднее количество закрытых вакансий на одного рекрутера. Использовать этот показатель вы можете только в случае, когда у всех специалистов по подбору примерно одинаковые по сложности вакансии. Если же у вас встречаются очень тяжелые категории, а вы даете на закрытие таких позиций, условно, 20 дней, опираясь на среднее значение, то этот показатель будет нерелевантный.
В зависимости от сложности вакансий и выставляются разные KPI, для массового подбора одни средние величины и сроки закрытия, для «единичного» — другие. Опять же, важно установить, что принимается за срок закрытия вакансии. Например, это может быть принятие предложения о работе и соответствующий коэффициент (сколько приняли относительно того, сколько всего офферов сделали). Тогда вы сможете выводить этот показатель выше, чтобы снизить риски случаев, когда кандидат принимает оффер, а потом отказывается, т.к. рассматривал вашу компанию как «запасной аэродром».
Также на оптимальную загрузку влияет не столько количество, сколько качество принятых кандидатов. Бывают ведь ситуации, когда рекрутер быстро нанимает людей, а потом эти сотрудники так же быстро уходят. Хотя и здесь есть разница: добровольная эта текучесть или, скажем так, «принудительная». Возможно, вы взяли хорошего кандидата, но он уволился, т.к., допустим, получил контроффер от прежнего работодателя или просто осознал, что до работы слишком долго ехать. Ошибки ведь может быть две:
- ошибка подбора: взяли сотрудника, который не подходит компании
- ошибка адаптации: взяли сотрудника, которому не подходит ваша компания
Как видите, постановка KPI рекрутера и оптимизация его задач — дело многофакторное и во многом индивидуальное, но надеюсь, вы сможете найти здесь свои ориентиры.
— Как прогнозировать подбор, если решения о найме принимаются хаотично под задачи?
— Хаотичность в подборе возникает, как правило, в двух случаях:
- Компания находится в стадии агрессивного роста.
- В компании абсолютно не выстроены ключевые процессы по взаимодействию, подбору, коммуникациям и пр.
Если у вас рост, тогда вы все равно можете использовать какую-то накопленную базу данных, ведь аналитика как раз за счет них лучше всего работает. Даже в ситуации, когда солидного объема данных нет и собственник постоянно добавляет новые отделы, людей, воронки все равно формируются и вы можете работать с текущими показателями, пытаться прогнозировать отдельные шаги на их основе.
Вы можете взять обратную воронку для расчета требуемого количества кандидатов на этапах и прогноза сроков подбора. Так или иначе должно быть примерное понимание, сколько человек потребуется в отдел и ориентировочные сроки закрытия.
При хаотичном найме вы в любом случае сталкиваетесь с рисками, а используя воронку вы, как минимум, поймете, где ваш кадровый резерв. И в принципе, ориентируясь на составление воронок подбора вы многие фундаментальные вопросы можете решить:
- спрогнозировать ваши ресурсы
- оптимизировать бюджет
- сравнить каналы друг с другом
- оценить и рассчитать гарантированное закрытие вакансии.