Кейс студентки MarHR: как выстроить стратегию продвижения вакансии «менеджер по документообороту» для рекламного агентства
Мы в MarHR давно заметили, что вы, наши читатели и подписчики, часто рекомендуете наше обучение своим коллегам.
Именно так о нас узнала героиня нашей статьи Ольга Цаприлова, – начинающий рекрутер в бутиковом рекрутинговом агенстве HR360+. Изучив список курсов на сайте, она решила выбрать один из них – «HR-маркетолог PRO» – и пройти его.
Почему именно обучение MarHR и именно этот вариант?
«Показалось интересным объединение профессии hr с маркетингом. – написала Ольга в анкете знакомства в своем личном кабинете. – Хочу изучить не только азы и важные аспекты в профессии рекрутера, но и научиться проводить анализ рынка как маркетолог, анализировать целевую аудиторию кандидатов и четко знать где их искать, как быстро и эффективно привлекать нужных кандидатов. Научиться быстро и емко описывать цепляющие вакансии.»
Нанимать как маркетолог?
Этому мы научим:)
Определяем цели на старте
Перед Ольгой стояло несколько задач, о которых она рассказала в итоговой работе:
«Я работаю в бутиковом рекрутинговом агентстве HR360+, которое занимается подбором кандидатов для компаний-заказчиков на различные позиции.
Мне в работу поступила вакансия менеджера по документообороту от рекламного агентства Jami 2 июля 2024 года.
Наш клиент, JAMI, входит в пятерку лучших digital и SMM агентств в России. Сейчас они активно расширяют команду и ищут эксперта на позицию менеджера по документообороту.
У нас есть 2 месяца на поиск подходящего кандидата (одного), желательно с опытом работы в рекламном/креативном/digital агентстве и опытом работы с документами по оказанию рекламных услуг.
Самой большой сложностью для нас является ограниченный бюджет на ФОТ для кандидата с опытом и отсутствие бюджета на рекламу и продвижение вакансии в соц сетях, не говоря о лендинге.»
Заполняя чек-лист компетенций на старте обучения, Ольга написала «Хочу научиться создавать продающие вакансии, быстро и правильно сорсить. Научиться делать визуалы так, чтобы релевантные кандидаты сами откликались. Мои цели – изучить новые методы и источники подбора и закрыть вакансию в кратчайшие сроки по теплой базе.»
Что из этого получилось – читайте дальше!
Этапы подготовки – погружаемся в базу HR-маркетинга
Исследование целевой аудитории
Первый шаг — Ольга определила структуру процесса подбора и описала этапы, которые проходит кандидат:
- Отклик на вакансию или сообщение (звонок) кандидату при холодном поиске
- Короткий телефонный разговор с кандидатом (выявление важных аспектов, удобный ли график работы, территориальное расположение и т д)
- Онлайн интервью с кандидатом (более подробное общение об опыте работы и выявление что хочет найти кандидат)
- Онлайн интервью с руководителем подразделения
- Проверка службы СБ (если есть в компании)
- Очное знакомство в офисе (если есть необходимость)
- Подготовка оффера
- Выход на работу
Ольга составила письмо-приглашение к участию в исследовании:
Исходя из общения с заказчиком и проведенным ресерчем, была выявлена и определена ЦА и ее основные характеристики:
Ольга подробно изучила информацию о хобби и интересах респондентов, и вот что у не получилось:
Преображаем текст вакансии
Прежде чем приступить к работе над текстом вакансии, Ольга ответила на следующие вопросы:
Кто ваша ЦА?
– здесь помогло уже проведенное исследование+студентка дополнила информацией, которую аккумулировала самостоятельно, а именно:
«Это профессионалы с опытом работы в области документооборота и делопроизводства не менее 2–3 лет. Предпочтение отдается кандидатам, которые имеют опыт работы в креативных или рекламных агентствах, либо в смежных областях, где требуется высокая скорость работы и внимание к деталям.
Кандидаты должны обладать глубоким пониманием процессов документооборота, включая обработку, систематизацию и архивирование документации. Знание офисного ПО (MS Office, Google Docs) и систем электронного документооборота (например, 1С, ЭДО) обязательно. Приветствуется опыт работы с договорами, финансовыми и юридическими документами.
Ключевые навыки включают отличную организованность, внимание к деталям, а также способность работать в условиях многозадачности и соблюдать сроки. Отличные коммуникативные навыки и умение взаимодействовать с различными отделами компании (креатив, финансы, юристы) — важный аспект роли.
Инициативные и ответственные кандидаты, способные эффективно управлять большим объемом информации и оптимизировать процессы, будут наилучшим образом соответствовать данной позиции.»
Ваша цель?
– привлечение квалифицированных кандидатов на данную вакансию. Увеличить процент релевантных откликов. Быстрое и качественное закрытие вакансии.
Ключевое сообщение?
«Присоединяйтесь к нашей динамичной команде и создайте историю успеха нашего продукта»
Затем Ольга приступила к работе над текстом по формуле AIDA, воспользовавшись знаниями и инструментами из модуля «Копирайтинг вакансии».
Вот что у нее получилось – приведем в качестве примера отдельные блоки.
Вступление и описание работодателя+EVP
Блок «Что мы предлагаем»
Анализ результата работы спустя 2 недели после размещения вакансии
Как истинный HR-маркетолог, Ольга не просто опубликовала обновленную вакансию, она собрала статистику и провела анализ спустя 14 дней после публикации.
Вот как она сама описывает этот процесс и свои выводы:
«После размещения вакансии, мы получили всего 13 откликов от кандидатов
Из них было проведено 4 собеседования с рекрутером и 1 собеседование с заказчиком
Этот кандидат очень понравился заказчику, однако, ТЗ выполнил плохо, кандидату в оффере отказали.
Также проводился холодный поиск кандидатов по работным сайтам, было отобрано 30 релевантных резюме, из них проведено 5 собеседований с рекрутером из которых только 2 были приглашены на собеседование с заказчиком, оба кандидата не выполнили ТЗ.»
Такие результаты натолкнули Ольгу на мысль, что нужно пересмотреть возрастной ценз на вакансию и попробовать поискать среди более молодых. На переговорах с заказчиком было принято решение рассматривать отклики кандидатов от 22 лет и тех, у кого нет опыта, но кто окончил вузы по следующим специальностям: право, юридический факультет, делопроизводитель, реклама, экономика.
Также было принято решение о размещении вакансии в работных группах в VK и telegram, подготовке и написании e-mail рассылки кандидатам, номера телефонов у которых не указаны в резюме, либо были скрыты по какой-то причине.
Кроме того, решили искать кандидатов посредством сорсинга в LinkEdin, VK, Telegram.
Меняем подход – получаем новые результаты
Первым делом Ольга адаптировала текст вакансии для соцсетей с учетом правильной структуры и использования акцентных эмоджи.
Затем занялась созданием визуалов:
Следующий шаг – составление письма для e-mail рассылок кандидатам, которые по каким-то причинам скрыли номер телефона в резюме, и тем, кто уже был в резерве компании. Рассылку писем настроили и разослали через сервис GetResponse.
Пример письма в рассылку, составленного и оформленного Ольгой
Продвижение в LinkedIn
Используя инструменты сорсинга из модуля «Сорсинг», Ольга попробовала искать нужных кандидатов посредством ручного поиска с заданными фильтрами, а затем составила X-Ray-запрос:
site:linkedin.com («Manager of document flow» OR «Document management specialist» OR «Менеджер по документообороту» OR «Специалист по документообороту») AND («document control» OR «document management»OR «документооборот») AND («MS Office» OR «Microsoft Office» OR «ЭДО» OR «1C») AND (Moscow)
Поиск в Telegram
В нескольких телеграмм каналах (Вакансии|Содействие занятости, JOB@CV) была размещена подготовленная вакансия, текст которой Ольга заранее подготовила для соц сетей.
Также был произведен поиск подходящих кандидатов в чатах “Юристы.чат” по ключевым словам: “ищу работу”, “в поиске работы”, “резюме”.
Пользователям, которые писали о поиске или желании сменить работу, в личные сообщения отправлялось предложение о вакансии.
Поиск в Telegram
Кроме того, Ольга попробовала искать в VK, поиск велся с помощью X-ray запросов.
Результаты она описывает так:
«По запросу: site:vk.com «документооборот» «внимателен к деталям» OR «ответственный за документы» OR «опыт работы с документами» была найдена группа в VK “Студенческая биржа РУЭ 2024”, куда запостили подготовленный визуал для аудитории от 22 до 30 лет.
По запросу: site:vk.com «Работа с документами» OR «ЭДО» OR «делопроизводство» москва “показать подробную информацию” -вакансии не получила ни одного кандидата.
Запрос: filetype:pdf OR filetype:docx резюме OR cv менеджер по документообороту москва -вакансии -вакансия -job -jobs выдал немного резюме кандидатов с разных работных сайтов
Запрос: intitle:резюме OR intitle:CV москва менеджер по договорам -hh.ru -superjob.ru -avito.ru -вакансия -вакансии не дал никаких актуальных резюме соскателей.
Обычный расширенный поиск на странице VK с указанием нужной нам должности дал лишь 2 релевантных кандидатов. Данным кандидатам было отправлено сообщение в чате.»
В каналах “Ищу работу” и “Вакансии” запостили визуал для аудитории от 20 до 35 лет.
Результаты спустя 1 месяц продвижения
Работа, проведенная с использованием дополнительных источников поиска, принесла свои результаты:
Благодаря размещенным постам с визуалами в VK Ольга получила отклики от 15 кандидатов, 12 кандидатов оказались релевантными. Один из них дошел до этапа выполнения тестового задания (но, к сожалению, не смог справиться с ним на достаточном уровне).
Ручной поиск в LinkedIn не принес результатов, но X-ray запросы и использование платформы Recruit’em выявили несколько интересных кандидатов. Им были отправлены запросы и письма с нашим предложением. 1 кандидат согласился на интервью, однако ему не подошли условия по зарплате и графику.
Поиск в Telegram-каналах не привел к нахождению релевантных кандидатов.
«Однако, нас порадовала email-рассылка, отправленная по базе кандидатов, находящихся у нас в резерве, а также тем, кто не указал контактные данные в резюме на работном сайте – отмечает Ольга. – С помощью этого метода мы получили ответы от порядка 10 соискателей, из которых 3 дошли до собеседования с руководителем компании, и одному из них был сделан оффер.
В результате проделанной работы, мы успешно закрыли вакансию за 3,5 недели, что, по нашему мнению, является отличным результатом.»
Вернемся в начало…
Напомним, что прежде чем приступить к обучению, Ольга заполнила таблицу компетенций HR-маркетолога, где среди прочего описала свои цели на курс и ожидания от него.
Почему мы просим всех студентов заполнять такую таблицу? Во-первых, потому, что очень важно внутренне определиться, для чего вы пришли и какого результата ждете. Во-вторых, только озвучив (написав) этот результат, вы сможете в конце пути понять, получилось ли задуманное или нет.
А в-третьих, когда задуманное совпадает с итогом, это невероятно мотивирует на будущие «подвиги» и позволяет вам почувствовать себя настоящим победителем)
Поэтому в этой части мы просто процитируем слова Ольги, которая вот так описала свои ощущения от финала обучения:
«Вспомнив цели и ожидания, которые я ставила перед собой в начале обучения, я поразилась, как точно и детально был разработан ваш курс. Все аспекты моих профессиональных болей были подробно разобраны, и были выделены самые важные моменты, в которых рекрутеры часто допускают ошибки при поиске идеального кандидата.
Признаюсь, не все материалы удалось применить на практике из-за специфики работы моей компании, особенно когда дело касалось анализа подбора или размещения таргета от лица нашего партнера.
Однако у меня появилось множество идей, как использовать новые знания для укрепления позиции нашей небольшой компании на рынке и повышения ее узнаваемости.
Особенно ценными для меня оказались уроки по сорсингу и дополнительные методы поиска кандидатов для сложных и не только вакансий. Эти знания открыли передо мной новые возможности и подходы, которые я с нетерпением буду применять в своей работе.»
Также для меня было важно научиться создавать продающие вакансии, которые привлекали бы как можно больше релевантных кандидатов. Изучение и анализ целевой аудитории помогли мне понять, на какие аспекты лучше всего заострять внимание в тексте, а когда предпочтительнее выбрать визуальный подход и сразу начать сорсинг в социальных сетях.
Очень полезными оказались рассказы коллег о том, как они на практике применяли различные методы для поиска идеального сотрудника в компанию.»
А что еще есть в MarHR, кроме уроков и экспертов-кураторов?
В этом году в школе MarHR мы ввели новое внутреннее мероприятие — MarHR Завтрак. Сейчас мы стараемся проводить его один раз в месяц (за исключением месяцев, которые и так насыщены мероприятиями) и собираем всех студентов, от действующих до бывших.
Завтрак MarHR – это возможность пообщаться с кураторами курсов, преподавателями, коллегами, а теперь – еще и с приглашенными гостями, которых мы заботливо отбираем специально для вас. Это классная теплая атмосфера нетворкинга и новых идей, которые помогают вам решать ваши задачи или смотреть на них под новым углом.
Ольга тоже вдохновилась нашим новым форматом:
«Хочу выразить особую благодарность за завтраки MarHR, где разбирались и обсуждались актуальные вопросы студентов, требующие немедленного решения. Эти обсуждения стимулировали размышления о том, как применить полученные советы в своей работе. Часто возникало ощущение: О! А я об этом даже не подумала.»
Лично о себе хочу сказать, что стала увереннее в общении с заказчиками и в отстаивании важных нюансов, с которыми заказчики часто не соглашаются сразу. Теперь я чувствую больше спокойствия и решительности в том, что смогу закрыть любую вакансию, даже самую редкую.
У меня появилось больше возможностей для применения всех методов ресерча, которым меня научили в MarHR.»
От себя добавим – Ольга, спасибо, что выбрали MarHR! Вдохновляйтесь, экспериментируйте, марчарьте!
А все, кто после прочтения этой статьи почувствовали желание стать марчаром и частью нашего дружного сообщества – рекомендуем хотя бы одним глазком посмотреть наши курсы и другие продукты.
P.S. Ольга прошла обучение HR-маркетингу, но у нас есть множество разных форматов и направлений в зависимости от ваших целей и желаний. Подробнее о наших программах ЗДЕСЬ.