С увеличением потребности компаний в построении бренда и эффективной системы внутренних коммуникаций расширяется набор форматов, которыми должен владеть HR. Сюда относится и проведение мероприятий.

Организация онлайн-эфира для мероприятия — задача, которая требует тщательной подготовки и учета множества факторов. В этой статье Рада Гизатулллина подробно рассмотрит основные пункты подготовки к трансляции и расскажет, какие инструменты и площадки можно использовать.

Подготовку к мероприятию можно разделить на три основных составляющих: 

1. Смысловая часть: разработка концепции мероприятия, сценария, тем для выступлений.
2. Техническая часть: подготовка технического оборудования, выбор онлайн-платформы и пр.
3. Продвижение: выбор площадок для анонсирование мероприятия, регистрация участников и т.д.

Подготовка небольшого мероприятия не потребует значительных затрат. Можно будет обойтись минимальным набором оборудования и бесплатными сервисами для проведения трансляции. 

Для мероприятий побольше, например, свыше 500 человек, может понадобиться расширенный набор инструментов и какой-то бюджет. Хотя и здесь все будет зависеть от формата мероприятия и от того функционала, который вам потребуется. 

Мы рассмотрим каждый этап подготовки в отдельности и учитывая масштаб мероприятия.

СМЫСЛОВАЯ ЧАСТЬ

1. Сформулируйте цель мероприятия

В первую очередь необходимо определиться с целями. Четко пропишите те цели, которые вы хотите достигнуть планируемым мероприятием, от этого будут зависеть ваши дальнейшие шаги.

Ответьте на следующие вопросы:

• Кто ваша целевая аудитория, для кого это мероприятие
• Сколько участников ожидается
• Какую пользу дает мероприятие участникам
• Какая конечная цель — что должны сделать участники после мероприятия (чему-то научиться или совершить какое-то действие)

2. Напишите сценарий мероприятия

Один из самых главных пунктов при подготовке — это продумать сценарий, логичную последовательность выступлений, время перерывов, вставок и прочего. 

Краткий план сценария состоит из вступления, основной части и заключения.

Что важно предусмотреть в каждом из них?

Не стоит слишком затягивать вступление, чтобы у зрителей не возникло желание отключиться в самом начале мероприятия. Задача вступления, напротив, зацепить слушателя и заинтересовать его, чтобы он остался как можно дольше, а в идеале, досмотрел до конца.

Подробнее об оформлении презентации и проведении интерактивов можно почитать в статье «Советы по подготовке к онлайн-выступлению» на нашем сайте.

ТЕХНИЧЕСКИЙ АСПЕКТ

1. Подготовьте необходимое оборудование.

Набор техники, которая вам понадобится, зависит от формата мероприятия и его масштаба. 

Для небольшого мероприятия

Необходимый минимум оборудования для небольшого мероприятия включает:

• Ноутбук или ПК с подключением к проводному интернету (Wi-fi не подойдет);
• Гарнитуру или наушники с микрофоном. Колонки использовать нельзя, так как может образоваться «звуковая петля», и вы будете слышать сами с себя с задержкой;
• Камеру на ноутбуке или внешнюю камеру на ПК с хорошим разрешением.

Вот технические требования, которые мы предъявляем к оборудованию при проведении трансляций на платформе mashroom:

Технические требования:

Ноутбук:

— Процессор не ниже Core i5;

Платформа:

— Windows 7 64x, либо MacOS.

— Web браузер Chrome актуальной версии.

Интернет:

— Гарантированная скорость и проводное подключение не менее 10 Мбит/с (симметрично).

Веб-камера:

— Веб камера с поддержкой HD формата (разрешение не ниже 1920х1080).

— Вариант хорошей камеры

Для крупного мероприятия

Проведение более масштабного мероприятия, с хорошей картинкой и звуком, из студии или с другой площадки, не обойдется без привлечения профессиональной съемочной группы. Туда входят такие специалисты как режиссер, звукорежиссер, оператор, гример, технический инженер трансляций и др.

Набор техники тут будет намного шире: 

• камеры
• свет
• микрофоны
• экраны и мониторы
• сервер с программным обеспечением vMix или OBS

В mashroom мы предлагаем дополнительную услугу по видеосъемке мероприятий. Наша команда из продюсеров, операторов, режиссеров и помощников берет на себя все задачи по подготовке и организации съемки, от доставки и установки оборудования до монтажа отчетного ролика.

2. Выберите платформу.

В зависимости от количества участников и необходимого функционала, выберите подходящую платформу для проведения мероприятия.

Для небольшого мероприятия

Мероприятия с количеством участников до 100 человек можно провести на таких платформах, как Google meet и Zoom.

Google meet — один из наиболее широко используемых бесплатных инструментов для проведения небольших видеоконференций.

Ограничения:

• количество участников — до 100 человек
• нет возможности оформить премиум тарифы
• всем участникам необходимо иметь google-аккаунт
• нет функции пре-модерации чата
• нет функционала вопросов и опросов
• нет функции контроля внимания участников
• нет статистики по мероприятию

Преимущества:

• бесплатный инструмент
• подключение спикеров напрямую из браузера, без дополнительных инструментов
• легкое подключение участников по ссылке
• удобный и понятный интерфейс
• реакции в виде смайлов
• интеграция с google-календарем
• управление микрофонами участников и возможность удаления их со встречи

В целом, это легкий и удобный инструмент, который популярен для проведения рабочих встреч и небольших обучающих мероприятий.

Zoom — еще одна очень распространенная платформа для видеоконференций.

Ограничения:

• в бесплатной версии есть ограничение по времени в 40 минут
• максимальное количество участников в бесплатной версии 100 человек
• нельзя оплатить российской картой или от юридического лица РФ
• нет статистики по мероприятию
• нет своего функционала опросов, только интегрированные приложения, некоторые из них, например, Kahoot!, заблокированы в России
• нет функции пре-модерации чата

Преимущества:

• подключение из браузера
• управление микрофонами участников
• наличие интерактивной доски
• интеграция с инструментами google
• сессионные залы

Zoom хорош для коротких рабочих встреч и совещаний, но в качестве использования для важного онлайн-мероприятия бесплатный тариф не подойдет, т.к. ограничен всего 40 минутами на подключение. По истечение 40 минут участников “выбросит” из конференции и им придется подключаться заново, а это сильно увеличивает шансы того, что большая часть зрителей уйдет с трансляции. Платные тарифы для пользователей с российскими картами сейчас, к сожалению, не доступны.

Для крупного мероприятия

Для более крупных и серьезных онлайн-событий, рассчитанных на аудиторию свыше 300 участников, лучше выбрать платный сервис. Такие платформы заточены на проведение бизнес-мероприятий и обладают широким функционалом. Они надежнее с точки зрения безопасности и обеспечения конфиденциальности пользователей.

Платных решений на рынке много, с разными тарифами и условиями. 

Стандартный функционал профессиональных платформ включает:

• создание лендинга для мероприятия
• сбор данных участников (онлайн-регистрация)
• отправку автоматических и ручных email-рассылок по участникам
• ограничения доступа по домену
• расширенные возможности коммуникации со зрителями: опросы, вопросы и т.д.
• модерацию и пре-модерацию чата
• подробную статистику по мероприятию

Мы расскажем вам о платформе mashroom, на которой проходила MarHR конфа’24.

mashroom — это онлайн-платформа для проведения онлайн-мероприятий и прямых трансляций. Ее преимущества это:

• Доступная стоимость:

— Мероприятие до 150 участников — 1600 руб.

— Мероприятия до 750 участников — 4600 руб.

— Мероприятия до 2000 участников — 7500 руб.

Подробнее с тарифами можно ознакомиться на нашем сайте.

Для мероприятий свыше 2000 участников стоимость рассчитывается индивидуально, так же для постоянных организаторов существует возможность оформить подписку по выгодной цене.

• Удобный интерфейс:

— Создание автоматического лендинга с вашим логотипом

— Возможность управлять настройками и осуществлять модерацию из личного кабинета

— Виджет для приема оплат за билеты для платных мероприятий

— Возможность встроить плеер на ваш сайт

— Рестримы в соцсетях

• Широкие возможности для коммуникации с участниками:

— Чат с возможностью пре-модерации

— Разные виды опросов

— Вопросы для спикеров

— Управление вниманием, контроль присутствия зрителей 

Чтобы начать организацию мероприятия достаточно оставить заявку на сайте. С вами свяжется менеджер и проведет вас по всем дальнейшим этапам: покажет возможности платформы, поможет внести настройки для вашего мероприятия, ответит на вопросы и подключит нужных специалистов для решения технических задач. При проведении мероприятия вас и ваших участников тоже не оставят без поддержки.

• Трансляции в соцсетях

Можно проводить конференции и в соцсетях. Но функционал там будет немного меньше, чем на онлайн-платформах. Из инструментов коммуникации вам будет доступен только чат, из статистики только список участников, рассылки по участникам придется делать самостоятельно.

В соцсетях также существует риск блокировки видео при попадании в эфир музыки или другого контента, защищенного авторским правом. Этот момент нужно будет тщательно отслеживать. 

Самые популярные в России площадки для трансляций сейчас это VK и Rutube.

В сети есть много инструкций по настройке и проведению трансляций на этих площадках. 

Инструкция для проведения трансляции в VK

Инструкция для проведения трансляции на Rutube

Одно из основных преимуществ этих платформ — неограниченное количество зрителей. Они отлично подойдут для проведения бесплатных маркетинговых мероприятий на широкую аудиторию, когда вы хотите рассказать о своем продукте или увеличить число подписчиков, и вам нужны большие охваты.

Для платных или корпоративных мероприятий такие площадки не очень удобны. В первом случае нужно будет отдельно организовать продажу билетов, а во втором есть риск, что на закрытое мероприятие попадет посторонний человек.

В онлайн-платформах типа mashroom такие моменты уже предусмотрены: есть и функционал приема оплат за билеты, и настройка доступа с ограничением по домену.

Настройку ограничения по домену используют, когда нужно дать доступ к трансляции только тем, кто работает внутри компании. Особенно, если это большой коллектив, а мероприятие не является обязательным к посещению. Тогда нет необходимости отправлять всем ссылки и пароли для доступа — к трансляции смогут подключиться все желающие, используя свою корпоративную почту. Такая функция недоступна при трансляции в соцсетях.

3. Подготовьте технический сценарий

Помимо общего сценария мероприятия, понадобится еще технический сценарий. Он описывает что будет происходить в кадре, учитывая тайминг, графическое и музыкальное сопровождение.

Пример тех. сценария

В mashroom вам помогут в составлении тех. сценария, подскажут какие размеры и параметры должны быть у картинок и видео вставок.

4. Подготовьте материалы

Чтобы трансляция выглядела красиво и профессионально, необходимо подготовить визуальное и звуковое оформление.

Визуальное оформление включает в себя не только презентации к выступлениям спикеров, но и:

• заглушки — картинки, которые видит зритель до начала мероприятия, в перерывах и по окончании, либо в случае технических заминок
• анимированные заставки
• титры с именами спикеров
• подложки — фоны с логотипом компании
• видеоролики

Для аудиосопровождения трансляции нужно искать музыку с типом лицензии Creative Commons, такой контент находится в свободном доступе и его использование не нарушает авторских прав. Для коммерческого использования подойдут треки с лицензией CC BY, CC BY-SA, CC BY-ND, CC0. А вот композиции с пометкой «Non commercial» в таком случае уже использовать будет нельзя.

Бесплатную музыку для трансляции можно найти на таких сайтах, как:

• Free music archive
• dig.cc Mixter
• FreePD

Материалы можно подготовить самим, а можно доверить это профессионалам. Для самостоятельного оформления нужно будет уточнить параметры материалов, такие как размер, разрешение и пр. Если у вашей компании есть корпоративный стиль, то в визуальном оформление нужно опираться на него: использовать логотипы, корпоративные цвета, шрифты и пр.

5. Отрепетируйте мероприятие

Репетиция нужна, чтобы протестировать работу микрофонов, веб-камер, аудиосистемы и другого оборудования, которое будет использоваться во время трансляции. Это поможет избежать технических неполадок, таких как плохой звук или проблемы с видеосвязью.

Репетиция также помогает оценить, сколько времени занимает каждый этап мероприятия, и нужно ли вносить коррективы в расписание. Еще она позволяет участникам привыкнуть к сценарию мероприятия, распределить роли и обязанности, а также отработать возможные непредвиденные ситуации. Когда участники знают, чего ожидать от мероприятия, они чувствуют себя спокойнее и увереннее. После репетиции можно провести анализ и выявить слабые места, которые необходимо улучшить перед основным мероприятием.

Если вы приглашаете сторонних удаленных спикеров, им тоже необходимо будет отрепетировать выступление, проверить их оборудование и интернет-соединение, пройтись по всем этапам выступления. Непосредственно в день мероприятия попросите их подключиться за 20-30 минут до начала и еще раз протестировать оборудование, чтобы при возникновении технических проблем у вас был запас времени на их устранение.

ПРОДВИЖЕНИЕ

1. Подготовьте форму регистрации

До того, как вы начнете анонсировать мероприятие, нужно подумать как вы будете собирать данные об участниках, т.е. регистрировать их на мероприятие. Иначе анонс будет просто неэффективным — люди узнают о мероприятии, но без регистрации вы не сможете довести их до участия.

Для чего еще нужна регистрация?

• понимать сколько участников примерно ожидается 
• собрать данные для дальнейшей работы с ними
• обеспечить им беспроблемный доступ к онлайн-трансляции

Для небольшого мероприятия

Если у вас ожидается небольшое количество участников и вы проводите трансляцию самостоятельно, то вы можете собрать данные в таблицу через Google форму и дальнейшую обработку этих данных проводить вручную. 

Обычно организатор просит участника указать его имя, фамилию и email. Но вы можете немного расширить форму и попросить внести важные для вас сведения, например, должность или компанию, в которой работает участник.

Для крупных мероприятий

Когда число участников мероприятия превышает 200-300, то процесс обработки их данных может отнимать много времени и усилий. 

В онлайн-платформах, которые специализируются на проведении профессиональных мероприятий, эти моменты автоматизированы. Участник заполняет форму регистрации на сайте мероприятия, данные попадают в личный кабинет организатора, а участникам отправляются автоматические письма со ссылкой на мероприятие и паролем для доступа. Из личного кабинета платформы можно делать различные рассылки: с напоминанием о мероприятии, с полезными материалами и пр.

По окончании мероприятия все данные об участниках останутся у вас и вы сможете продолжить взаимодействие с ними: приглашать их на другие события, рассказывать о компании и ее продукте, делать рекламные рассылки.

2. Создайте лендинг мероприятия.

Лендинг — это страница, на которую организатор ведет потенциальных участников, чтобы они узнали больше о мероприятии и зарегистрировались на него. 

Для небольших мероприятий

Заведение лендинга не обязательный пункт, он больше нужен для мероприятий, рассчитанных на привлечение новых клиентов, сбора их контактных данных и т.д. Для внутренних мероприятий можно обойтись и без него.

Для крупных мероприятий

Хороший лендинг повышает доходимость участников, добавляет мероприятию престижа и создает позитивное впечатление о нем. Для больших и важных онлайн-ивентов, особенно если они ориентированы на внешних клиентов, стоит заложить бюджет на создание красивого и грамотного лендинга. Сделайте брендированную страницу с удобной формой регистрации и подробным описанием программы, с информацией о спикерах, организаторе и партнерах.

Как правило, плеер, в котором будет вестись трансляция, встраивается на лендинг и само мероприятие зрители смотрят с этой же страницы.

Например, на таком лендинге проходило интервью с нашим ведущим продюсером на тему «Подготовка к прямому эфиру».

При небольшом бюджете мероприятия есть вариант воспользоваться автолендингами, которые предлагают онлайн-платформы. В mashroom есть автолендинг с семью вариантами цветовых схем, можно добавить логотип вашей компании, информацию об организаторе и описание мероприятия. В плеере будет встроенное расписание, куда вы сможете добавить информацию по каждому докладу и спикеру в отдельности, а также прикрепить материалы и ссылки.

За небольшую стоимость можно заказать эталонный лендинг, например:

3. Сделайте анонс мероприятия 

В соцсетях

Соцсети это уже давно не только площадки для дружеского общения, но и популярный рекламный инструмент. Здесь пользователи узнают о последних новостях компаний, а владельцы бизнеса продвигают и продают свои товары, а также напрямую общаются с клиентами.

Приглашайте подписчиков с ваших страниц на мероприятия и делайте рекламу в сообществах, в которых присутствует ваша целевая аудитория.

Анонс мероприятия должен содержать следующую информацию:

• дату и время проведения;
• формат и название мероприятия;
• стоимость или другие условия участия;
• ссылку на лендинг или на регистрацию;
• данные о спикерах и организаторе.

В email-рассылке

Сделайте серию подогревающих рассылок на вашу клиентскую базу. Расскажите подробности о подготовке к мероприятию, о приглашенных спикерах, об их экспертизе и о темах, которые они затронут на выступлениях. 

Для участников, которые уже зарегистрировались на мероприятие, отправляется рассылка с напоминанием о дате и времени проведения события. Ее лучше сделать минимум три раза, за неделю, за сутки и в день мероприятия, чтобы участник точно о нем не забыл.

4. Делайте рестримы трансляции

С помощью функции рестрима трансляцию мероприятия можно вести на нескольких площадках одновременно. Если вы выбрали платную онлайн-платформу для своего мероприятия, то эта функция будет доступна вам по умолчанию. В mashroom, например, можно делать рестримы сразу на десять разных площадок.

Существуют также специальные сервисы для рестриминга, например restream.su, который позволяет делать рестримы до двух каналов бесплатно.