Автоматизируем HR-аналитику с помощью BI технологий

У HR подразделений за годы работы копится огромное количество данных о персонале, но большая их часть остается невостребованной. Компания ФТО – системный интегратор. Наши специалисты внедряют системы аналитики и учета для крупных корпоративных клиентов. В какой-то момент мы решили построить систему аналитики и для себя. О том, к чему это привело и каких результатов удалось достичь, читайте в статье HR директора ФТО Полины Морозовой.


Почему в современном мире HR без BI никак

Согласно данным исследований TSQ Consulting и Paper Planes «Уровни зрелости аналитической культуры в российском HR» 18-49% компаний не анализируют эффективность HR процессов. Это связано с низким уровнем автоматизации HR подразделений. Сбор данных для аналитики возможен только вручную, что весьма трудоёмко. А если данные всё же есть, очень малая доля специалистов обладает достаточными компетенциями для разработки системы HR метрик. Кроме того, проблему нехватки времени тоже никто не отменял. Решают эти проблемы BI технологии. Они позволяют собирать и исследовать данные из множества источников.

Что такое BI

Business Intelligence или BI системы — это развивающийся класс приложений, позволяющий контролировать любые значимые для бизнеса показатели и оперативно строить отчеты. Они хороши тем, что позволяют получить гибкий доступ к нужной информации с телефона или ПК из любой точки мира моментально и не требуют специальной подготовки или помощи программистов.

Принятие решений на основе данных –

одно из базовых условий эффективности HR подразделения.

Как у нас появилась потребность в автоматизации

В сфере IT остро стоит вопрос с поиском и удержанием персонала. Сбор данных, необходимых для расчета метрик и сам расчет метрик мы осуществляем уже несколько лет. Но до 2020 года расчет осуществлялся в Excel, а это существенно затягивало сроки получения отчетности. Например, данные по текучести мы получали только 5-10 числа месяца, следующего за отчетным. Тем временем росли численность сотрудников и географическая распределенность компании. Мы видели тренды, которые требовали нашей реакции, зачастую постфактум, когда оставалось только «тушить пожар». Такая ситуация недопустима, нам нужна была система, позволяющая получать и отслеживать ключевые метрики по движению персонала в онлайн-режиме.

Чего хотели от BI системы

Главные маркеры при выборе аналитической системы для нас были весьма прозрачными:

✔ Использование нескольких источников данных для расчета метрик
✔ Широкая визуализация отчётов
✔ Понятный и простой интерфейс
✔ Cжатые сроки разработки и внедрения решения.

Мы выбрали BI платформу Qlik Sense. Но, по желанию, решение может быть реализовано на Power BI или других продуктах.

Преимущества Qlik Sense

Выбранная нами платформа Qlik Sense позволила собирать и исследовать данные из множества источников. Для решения нашей задачи основным источником являлся 1С:ЗУП, дополнительно обогащенный данными из Redmine.

Если в вашей компании существует несколько учетных систем (например, 2-3 базы 1С:ЗУП для разных юрлиц + планы в Excel + база кандидатов рекрутинга в отдельном ПО), технологии Qlik Sense позволят быстро подключиться ко всем источникам и собрать данные в единую модель.

На какие вопросы получили ответы

Рассматривая текучесть персонала, за пару минут можно получить ответы на вопросы:

  • Какие причины увольнения являются ключевыми?
  • Сотрудники с каким стажем работы чаще всего уходят из компании?
  • Какова динамика коэффициента текучести в различных периодах и в различных подразделениях?

В нашем решении в настоящий момент реализованы следующие блоки отчетности:

  • анализ текучести персонала
  • анализ увольнений со статистикой по причинам
  • анализ численности и внутренних перемещений сотрудников компании
  • основные характеристики персонала (стаж, должность, возраст, распределение по локациям и др.),
  • динамика организационной структуры.

Как BI технологии выглядят на практике

Приведу пример. HR менеджер анализирует статистику по текучести персонала, и обнаруживает следующий факт:

на первый взгляд статистика выглядит хорошо – на фоне роста среднесписочной численности снижается общая текучесть кадров, что как будто бы свидетельствует о снижении числа увольняющихся сотрудников (см. диаграмму).

Однако, показатель очищенной текучести, т.е. количество сотрудников, уволившихся по собственной инициативе, вырос, и последние два месяца указывают на ухудшение тренда по этому показателю.

Для того, чтобы отфильтровать данные в модели, достаточно выделить на графике интересующий нас период:

И перейти в дашборд, показывающий статистику по увольнениям. Модель сразу же сформировала для нас информацию за «проблемные» месяцы:

Отчет показывает, что наиболее проблемный – проектный отдел, по позициям аналитиков; для детализации выберем только сотрудников, которые ушли по своей инициативе (достаточно кликнуть на соответствующую область диаграммы).

В итоге:

  1. Проблемными подразделениями являются проектный отдел и отдел поддержки. Необходимо пристальное внимание и обсуждение с руководителями.
  2. «На выходе» больше всего оказалось ведущих специалистов, да еще и проработавших более трех лет. Вторая проблемная категория – новички, у которых только что закончился испытательный срок.
  3. Одна из ключевых причин – деньги. Необходимо выяснять – что происходит с зарплатами и предложениями на рынке труда.

Дополнительные результаты и возможности расширения функционала

В зависимости от целей и возможностей компании, функционал BI системы можно расширить, интегрировав данные о персонале с информацией с работных сайтов, системой 1С:ЗУП, SAP, корпоративным порталом и любыми другими учетными системами, данными и таблицами.

Благодаря настроенным интеграциям HR-специалисты смогут анализировать как по отдельности, так и вместе с другими параметрами данные:

  • по отпускам,
  • начислениям заработной платы и премий,
  • общему стажу работы.

Расширенная информация позволяет управлять лояльностью и вовлеченностью сотрудников, оперативно сравнивать информацию с данными рынка, и как результат – управлять продуктивностью и KPI для разных категорий сотрудников, снижать расходы на заработную плату, прогнозировать отток сотрудников и другие риски, лучше понимать внутренние процессы.

 

 

Предыдущая запись
Как обновляли бренд работодателя сети магазинов «Улыбка радуги». Часть 2
Следующая запись
Общая схема работы с лендингом: как его создать и привлечь людей
Смотреть все новости